Vokarra: AI-telefonassistent
Vokarra Boka ett samtal

Svarar på svenska, dygnet runt

AI‑telefonassistent som svarar när ni inte kan

Svarar på frågor, bokar, tar meddelanden och kopplar vidare. Ringer också upp nya förfrågningar. Ni godkänner vad den säger innan vi bygger.

Boka ett samtal Se ett samtal

För företag i alla branscher som får samtal de inte hinner svara på.

Byggt på och kopplat till

Retell AI, ElevenLabs, Cal.com, Google Sheets, SMS och e-post.

Se hur den byggs

Så funkar assistenten

Lyssnar

Den lyssnar

”Hej, det gäller en tid på torsdag som behöver flyttas.”

Den som ringer pratar som vanligt. Inga knappval, ingen meny.

Förstår

Den förstår

Ärende: flytta en bokning · önskemål: fredag eftermiddag

Den tolkar vad samtalet gäller och vad som ska hända, som en van receptionist.

Kollar

Den kollar

Kalender · öppettider · bokningsregler

Kopplad till er kalender och till det den behöver veta om er verksamhet.

Svarar

Den svarar

”Då är tiden flyttad till fredag 14.30. En bekräftelse kommer på SMS.”

Den bokar om, skickar bekräftelsen och loggar samtalet i ert Google Sheet.

En assistent. Varje samtal får ett svar.

Byggd för ert företag, med meningarna ni har godkänt.

Se den tänka

Ett samtal, från början till slut

Ett exempel ur en samtalskarta för en frisörsalong. Assistenten säger att den är en AI, flyttar tiden i kalendern och skickar en bekräftelse.

  • Förstår vanligt tal

    Inga knappval. Den som ringer pratar som vanligt.

  • Följer era regler

    Öppettider, helgdagar och hur tätt inpå man får boka styrs av systemet.

  • Avslutar ordentligt

    Bokar om, skickar SMS och frågar om det var något mer.

Salongens AI-assistent

Exempel · 01:12

  1. Välkommen till salongen. Det här är salongens AI-assistent. Vad gäller samtalet?
  2. Hej, det gäller en tid på torsdag som behöver flyttas.
  3. Det ordnar vi. Vilken dag passar bättre?
  4. Fredag eftermiddag, om det går.
  5. På fredag finns 14.30 eller 16.00. Vilken passar bäst?
  6. 14.30.
  7. Då är tiden flyttad till fredag 14.30. En bekräftelse kommer på SMS. Var det något mer?
  8. Nej, det var allt.
  9. Tack för samtalet. Hej då.
Kalender uppdateradSMS skickatLoggat i Google Sheet

24/7

Svarar dygnet runt, även när ni har händerna fulla.

Alla

scenarier i samtalskartan provas med simulerade samtal, plus kantfall, innan ni ringer testnumret.

Dag 1

Finjusteringen börjar med första riktiga samtalet. Vi justerar direkt när något kan bli bättre.

1 av 4

svenskar svarar aldrig på okända nummer. En återuppringning når inte alla.1

Vad assistenten gör

Det här gör den i ett samtal

Ni sitter i ett möte, är hos en kund eller har fullt upp på annat håll. Telefonen ringer ändå. Assistenten svarar i stället, löser det som går att lösa direkt och skickar resten till er som ett meddelande.

  • Svarar på frågor om öppettider, priser och tjänster.

    ”Vi har öppet till 17.00 i dag. Passar det att boka en tid direkt?”

  • Bokar, bokar om och avbokar i er kalender.

    ”Då är det bokat, tisdag 10.00. En bekräftelse kommer på SMS.”

  • Tar meddelanden och skickar dem till er.

    ”Det är noterat. Rätt person får meddelandet direkt.”

  • Kopplar vidare till rätt person.

    ”Ett ögonblick, samtalet kopplas till montören.”

  • Bokar en återuppringning när ingen kan svara.

    ”Ingen kan svara just nu. Passar det att bli uppringd i eftermiddag?”

  • Slår upp uppgifter efter identitetskontroll.

    ”Först två uppgifter, för säkerhets skull. Vilket ärendenummer gäller det?”

Utgående samtal

Den kan också ringa upp

Samma assistent kan ringa ut åt er. Till dem som har bett om att bli uppringda, och till dem som redan är era kunder.

  • Ringer upp nya förfrågningar direkt.

    När någon skickar in ert formulär och har kryssat i att de vill bli uppringda.

    ”Hej, det här är företagets AI-assistent. Du bad om att bli uppringd nyss. Passar det att boka ett möte?”

  • Påminner om bokade tider.

    Dagen före ett besök eller ett möte. Om tiden inte passar bokar den om.

    ”Det här är firmans AI-assistent. Er tid är i morgon klockan 9. Passar tiden fortfarande?”

  • Följer upp offerter och förfrågningar.

    När en offert har legat obesvarad, till den som har sagt ja till att bli kontaktad.

    ”Du fick en offert av oss förra veckan. Har ni hunnit titta på den?”

Vi ringer bara dem som har sagt ja

Automatiska samtal i marknadsföring till privatpersoner kräver samtycke i förväg enligt marknadsföringslagen. Därför ringer vi aldrig privatpersoner från köpta eller kalla listor. Assistenten säger i början av varje samtal att den är en AI, även när det är den som ringer.

Så går det till

Sju steg från samtal till drift

  1. Samtal

    Vi pratar igenom vilka samtal ni missar i dag och vad som ska hända med dem.

  2. Samtalskarta

    En sida med meningarna assistenten säger och vad den gör i varje läge. Ni godkänner den innan vi bygger.

  3. Bygge

    Vi bygger assistenten, kopplingarna till era system och det som ska hända när något går fel.

  4. Tester

    Simulerade samtal genom hela samtalskartan, plus kantfall och system som slutar svara. Allt innan någon riktig ringer.

  5. Testnummer

    Ni ringer ett separat testnummer och provar själva. Assistenten tas i drift när ni har godkänt den.

  6. Drift

    Assistenten svarar när ni inte kan. Varje samtal hamnar i ert eget Google Sheet.

  7. Finjustering

    Från första riktiga samtalet. Vi går igenom samtalen och justerar direkt när något kan bli bättre.

  8. Börja med steg 1

    Ett första samtal räcker för att se om det passar er.

    Boka ett samtal

Så testar vi

Testad innan någon riktig ringer

Ni ringer testnumret sist, inte först. Innan dess har assistenten tagit emot samtal från påhittade uppringare, kantfall och system som slutar svara.

  • Simulerade samtal

    Påhittade uppringare med olika ärenden, humör och sätt att prata ringer assistenten. Varje scenario i samtalskartan provas.

  • Kantfall

    Tystnad i luren, en arg uppringare, någon som säger allt i en enda mening, frågan ”är du en AI?” och den som bara pratar engelska.

  • Faktakoll

    Varje pris, öppettid och regel jämförs mot ert eget underlag. Frågor utanför underlaget ska ge ett ärligt svar och ett meddelande, aldrig en gissning.

  • När något slutar fungera

    Kalendern ligger nere, vidarekopplingen går inte fram, numret är okänt. Samtalet ska ändå sluta med en återuppringning eller ett meddelande.

  • Kopplingarna, var för sig

    Bokning, ombokning och avbokning provas mot kalendern, där dubbelbokningar och helgdagar ska stoppas. Identitetskontrollen provas med fel uppgifter tills den låser.

  • Om igen efter varje ändring

    En ändring provas innan den används i riktiga samtal, tillsammans med de scenarier den kan påverka.

Exempel på vad vi byggt

Bokning, reception, loggning och orderstatus

Utan företagsnamn: vad vi byggde och vad vi kopplade det till.

FrisörsalongBokningsassistent

Bokar direkt i salongens kalender

Bokar, bokar om och avbokar direkt i salongens kalender. Bekräftar med SMS.

Kopplat tillCal.com · SMS

Gym och salongReceptionist

Svarar på frågor och kopplar vidare

Svarar på frågor om medlemskap, priser och öppettider. Kopplar vidare när det behövs.

Kopplat tillPersonalens telefoner

VerkstadSamtalsloggning

Varje samtal i ett kalkylark

Varje samtal loggas i ett kalkylark, och verkstaden får ett mejl när samtalet är slut.

Kopplat tillGoogle Sheets · mejl

E-handelslagerOrderstatus

Berättar var beställningen är

Berättar var en beställning befinner sig, men först efter identitetskontroll i två steg.

Kopplat tillOrderdata via egen server · kalkylark

Hur vi bygger

Fem regler vi bygger efter

Assistenten, innan varje avslut

Något mer?

  • Varje samtal slutar på ett av fyra sätt.

    Löst, återuppringning bokad, flaggat eller kopplat.

  • Uppgifter om ett ärende lämnas ut först efter identitetskontroll.

    Kontrollen sker i två steg, och efter två misslyckade försök lämnas inget ut.

  • Bokningsreglerna ligger i systemet, inte hos assistenten.

    Öppettider, helgdagar och hur tätt inpå man får boka styrs därifrån, så det blir inga dubbelbokningar.

  • Vi planerar för fel från början.

    Ett system som ligger nere, en vidarekoppling som inte går fram, ett okänt nummer.

  • Ni får samtalskartan med meningarna ordagrant.

    Det viktigaste assistenten säger står på papper innan den säger det.

System

Kopplas till era system. Nästan alla.

Assistenten kan kopplas till i stort sett alla system som har ett öppet API, eller som går att nå via Zapier, Make eller n8n. Det är tusentals tjänster. Här är några exempel. Kalender, Google Sheets, SMS och mejl har vi kopplat in förut. Går ert system inte att koppla säger vi det innan vi bygger.

  • Kalender och bokning

    Google KalenderOutlookCal.comCalendly

  • CRM och försäljning

    HubSpotPipedriveSalesforceZoho CRMGoHighLevelmonday.com

  • Ekonomi och e-handel

    FortnoxVismaShopifyWooCommerce

  • Meddelanden

    SMSE-postSlackMicrosoft Teams

  • Data och automation

    Google SheetsAirtableNotionZapierMaken8n

  • Era egna system

    Allt som har ett API eller en webhook, till exempel ärendesystem, interna verktyg och egna databaser.

Löpande drift

De här assistenterna går sönder. Ett bokningssystem uppdateras eller ett nummer slutar svara. Då måste någon ta ansvar för att laga det. Det kan vara ni, eller så kan det vara vi. Löpande drift betyder att det är vi. Vi övervakar, underhåller, uppgraderar och finjusterar utifrån riktiga inspelningar, från första dagen. Att ändra vad assistenten säger eller hur den är inställd ingår. Nya funktioner, integrationer eller språk offererar vi separat.

Frågor

Vanliga frågor

Låter den som en robot?

Rösten är syntetisk, och assistenten säger i början av samtalet att den är en AI. Meningarna skriver vi som en anställd skulle säga dem: korta och vänliga, utan säljsnack. Vill den som ringer hellre prata med en person, kopplar assistenten vidare. Ni ringer testnumret och bedömer själva innan vi kopplar in den.

Vad händer när den inte kan svara på något?

Den säger som det är, tar ett meddelande eller kopplar vidare till er. Samma sak om ett system ligger nere. Inget samtal tar bara slut.

Kan den ringa ut också?

Ja. Den kan ringa upp nya förfrågningar, påminna om bokade tider och följa upp offerter. Vi bygger bara samtal till dem som har sagt ja till att bli kontaktade eller som redan är era kunder, och assistenten säger att den är en AI. Vad det kostar beror på vilka system samtalen ska kopplas till. Det går vi igenom i första samtalet.

Fungerar det med vårt bokningssystem?

I de flesta fall, ja. Assistenten kan kopplas till nästan alla bokningssystem som har ett API eller som går att nå via Zapier, Make eller n8n. En bokningskalender, Google Sheets, SMS och mejl har vi kopplat in förut. Vilket system ni har går vi igenom i första samtalet, och går det inte säger vi det innan vi bygger.

Vems är inspelningarna?

Era. De ligger i ert eget Google Sheet, tillsammans med samtalsloggen. Ni kan lyssna på varje samtal när ni vill.

Kan vi ändra vad den säger?

Ja. Skicka den nya formuleringen, så lägger vi in den och provar den innan den används i riktiga samtal. Det ingår i löpande drift.

Boka ett första samtal

Ett första samtal räcker för att se om det här passar er. Ni behöver inte förbereda något.

Boka ett samtal

Eller mejla kontakt@vokarra.com

  • Samtalskarta som ni godkänner
  • Svenska från första samtalet
  • Samtalslogg i ert eget Google Sheet